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应当正确、规范、简明地使用公文标题

部门:期刊社 文:曹丽娟、叶黔达 图:-- 签发人:唐兵 发布时间:2018年06月29日 字体:

标题是文章的“眼睛”,是文章的“第一吸引力”。在机关单位常常要接触大量公文,处理公文的轻重缓急,总是先从标题来衡量。因此,必须重视公文标题的设计,做到正确、规范、切题、简明、醒目、得体。

正确是指标题的内容与形式都要合法依规,符合实际。规范指公文标题要依据有关法律法规和规范性文件有关公文的规定制作。切题,是说先要依据主旨确定标题,然后围绕标题展开文章内容。标题应直接揭示文章主旨,或者提示文章内容的范围,这是设计公文标题的依据。简明是指标题用语要简洁明快,不能拖泥带水。醒目是指标题要鲜明突出,有吸引力,比如《齐抓共管,综合治理,保一方平安——××地区治安保卫工作会议纪要》就比《××地区治安保卫工作会议纪要》好。得体则是说什么文种用什么类型标题有一定之规,不可乱用。

有鉴于目前有的公文著述、有的专家学者讲课,对公文标题的使用有些误解误导,本文拟根据《党政机关公文处理工作条例》以及有关法律法规的规定,结合办文实际,就公文标题的正确使用作如下介绍和阐述。

一、公文标题的基本形式

公文(即公务文书)的标题,通常采用以下形式。

(一)公文式标题

程式性较强,表达平直,主要用于党政机关常用公文类。本文后面将重点介绍。

(二)新闻式标题

表现方式较为灵活,常用于简报、信息快报、总结、调查报告等等文种中。它又分为单标题(即单行标题)、双标题(即正题和副题、正题和眉题等双行标题)。多行标题公文中基本不用。

单标题常用的有以下几种:

说明式 又叫直陈式,如《科技扶贫帮助山区农民走上富裕之路》《××县反腐倡廉取得阶段性成果》。

提问式 如《如何坚持创卫成果?》。

警句式 表示祈使、禁止、祝愿等意思,如《必须切实减轻农民负担》《××地段脏乱差的现象再也不能继续下去了》。

此外,还有引用式、对举式等。

双标题的正题突出文章中心,副题(或眉题)说明文章内容范围(即四项式要素)及文种。如:

齐抓共管,综合治理,保一方平安

——××街道办事处社会治安综合治理场办公会纪要

中共××市纪委××××年第5号通报

必须坚决制止利用换届选举之机跑官拉票的不正之风

(三)四项式标题

这是由公文式标题变通而成的一种标题形式,通常由单位、时限、事由(事项)和文种四要素组成,程式性也较强。常用于计划、总结,也变通用于法规和规章文书。如《××市民政局2017年精准扶贫工作计划》《××厂2016年职工培训工作总结》。也可省略为三项、两项,但都必须保留事由(事项)和文种,否则这个标题传递的信息就极为模糊了。如《××市财政局领导干部勤政廉政工作总结》《2016年工会工作计划》《“五一”“五四”文体活动安排》等,不能写为《2016年计划》《××局总结》之类。

法规、规章和管理规章的标题,则通常用“适用范围(或适用对象)十事项+文种”的三项式。如《党政机关公文处理工作条例》《国有企业职工待业保险规定》等。

本文下面所称公文标题,通常指第一类公文式标题。

二、公文标题规范构成及省略

规范的公文标题由发文机关名称、事由和文种三部分构成。标题是对公文主要内容的概括和提示,其作用在于向阅文者提示公文主要内容的指向。为了阅文和管理的方便,公文标题要求完整,不能省略发文机关和事由,这样使标题更庄重严肃,便于下级引用(引用公文一定要引用发文机关单位的),也是突出、宣传机关单位形象。

例如《关于开展第十三届防治碘缺乏病日活动的通知》,我曾问培训班学员,能看出这是哪个单位发文吗?大家都说是卫生局、卫生防疫站。其实都不是,这是《江苏省盐务管理局关于开展第十三届防治碘缺乏病日活动的通知》!看看,不要发文机关单位,你的工作成果可能被误读了。只有一些不对外行文且不必立卷归档的公文,例如《××局关于国庆放假的通知》之类,可以省略发文机关。标题中的发文机关名称应写全称或者规范化简称。

有人说简短的公文例如有的公告、通告、通知可以省略事由,这行不行?不行!假如你在单位公示栏处看到有一则《通知》,一则《会议通知》,凭习惯你会更加关注哪一则?通常是后一则。因为《通知》标题信息是模糊的,而《会议通知》标题信息是确指的。巴普洛夫条件反射生理学指出,模糊的信息不容易刺激大脑皮层,而确指的信息容易刺激大脑皮层,形成印象、概念进而认知。阅者看了《会议通知》一般会考虑,这个会跟我有关吗?(不少机关单位规定该开的会不去参加目标管理要扣分的哟。)所以事由一定要写明,可以简化但不能没有。标题要素不完整不规范,给阅者提供的信息模糊,不易引起注意。例如《四川省林业厅林木良种公告》《昆明市呈贡区民政局关于同意“昆明市呈贡区登山爱好者协会”成立登记的公告》《××省林业中心医院医疗设备招标公告》之类就远比《××省林业厅公告》《××市民政局社团登记登记公告》《招标公告》为好。

至于文种那是一定要的,因为不同文种有不同的处理方式,决不能省略。有人说,转发类通知的标题,可以省略一个通知以显简明,这对不对?不对。例如《××县教育督导办转发国务院教育督导委员会办公室关于开展幼儿园规范办园行为专项督导检查紧急通知的通知》,就不能写为《××县教育督导办转发国务院教育督导委员会办公室关于开展幼儿园规范办园行为专项督导检查的紧急通知》。因为在这个标题中,发文机关是“××县教育督导办”,事由是“转发国务院教育督导委员会办公室关于开展幼儿园规范办园行为专项督导检查的紧急通知”,文种呢?缺失了。这就不规范、不完整了。此“通知”非彼“通知”,不能因为都是通知就不要自己的文种“通知”了。

三、联合行文的标题

几个机关联合行文,标题中应将牵头或主办的机关排列在前(有时牵头、主办机关不是一家则将牵头者排列在前,但发文字号要用主办机关的)。

几个机关之间空一字距,不加标点。(正文中引用这类标题时,联合行文机关名称则连排了。)

有时,由于联合行文的单位多,标题可能冗长,可采用以下方法使标题简练一些。一是使用各发文机关规范化简称,通常用于3个以下机关单位联合行文时,如《市工商局质监局关于××××××××的通知》。二是使用概括法,通常用于4个以上机关联合行文时,标题中只标志牵头主办机关名称加“等”的方式,如《省住房城乡建设厅等五部门关于加强城市照明管理促进节约用电工作的意见》。在实际使用中,下行文可以不写明“××”省、市,上行文一定要写明。注意,××省市不能简称为川、渝,必须写明四川、重庆。

例如国家卫生计生委、中央综治委、中宣部、中央网信办、最高人民法院、最高人民检察院、公安部、司法部、中国保监会联合发布的《关于印发严厉打击违法犯罪专项行动方案的通知》这个标题,就应写成《国家卫生计生委等七部门关于印发严厉打击违法犯罪专项行动方案的通知》为好。因为这才规范、完整,而且下级常常要离开这个版头去引用或者转发该文件的,载明发文机关即显庄重严肃,也为下级提供方便。

四、标题中标点符号的用法

公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。但偶有使用顿号、括号、引号、破折号的。标题中使用标点符号应注意以下几点。

一是法律、法规、规章和规章制度(管理规章)名称,应写全名并加书名号。

二是在公文正本上,联合行文的标题中,多个联署的发文机关单位名称之间不用顿号,而用一字距空格标示。如果是引用联合行文的公文,引用的标题中联署的发文机关单位名称则连排了。

三是在事由部分出现多个机关单位、人名等并列时,每个机关单位、人名之间应用顿号分开,不使用空格。两个以上书名号、引号连用时,其间不用“、”号要连排。

四是公文标题是一个短语(偏正短语),因此标题中通常不用表示分句和句子间隔停顿的“: ; ? ! 。”等标点符号。

五、公文标题的排印格式

标题位于公文首页红色分隔线下空2行位置,与正文间隔一行(这就是通常说的一行题4行文,即一行标题占4行文字的行间距,以此类推,两行题5行文,但都应上空2行下空1行,视觉效果好)。分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称、美观,长短适宜,间距恰当;人名、地名、词或词组不能拆开分置两行,以免产生歧义。标题排列一般应使用梯形或菱形,从视角美出发,首行和尾行一般应上短下长(即上梯形或上菱形),给人以标题结构稳定感,头重脚轻(即下梯形、下菱形)就不好看了。具体设置和排列时,必须词意完整、对称美观,在这个前提下,排列形式都可以变通处理和掌握。

要正确使用标题题注即题下签注。会议通过批准发布的决定、决议和经报刊、文件汇编的一些法规、规章以及管理规章,常在标题之下正文之上加括号注明何时经何会议通过或何机关批准,有的还注明何时由何机关发布、何时生效。凡标题下加签注的,正文后就不再落款写发文单位和成文日期了。

标题一般用2号小标宋体字,题下的签注的字号,应小于标题,一般用3号仿宋体字。多行标题的行距采用3号字高的7/8即可(实为4号字高度14磅了),不宜采用2号字高的7/8,行距过大也不美观。

若标题过长所占行数太多(尤其是在联合行文的情况下)会出现把正文移至第二页的情况,显然这违背了公文首页显示正文的规定,是决不允许的。这就可以变通处理,不必强求一行题4行文了。这时可把标题上靠减少行间距、字间距。

 

(作者:曹丽娟 中共四川省委党校四川行政学院副教授、叶黔达 中共四川省委党校四川行政学院教授)

来源:《新闻与写作》2018年4期

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