伴随着第四次工业革命的不断发展，以计算机、网络和存储技术为核心的现代信息技术发展已经极大地影响到经济社会的发展进程，档案数字化管理也面临着重要发展机遇，意味着档案管理模式从传统的以面向档案实体保管、利用为重点，向现代的以档案数字化管理为重点转变。这不仅仅是增加一种管理技术和工作方法，而且是一种管理理念的创新、管理流程的再造和管理团队的重组，也给传统的档案工作理论、技术、方法带来严峻挑战。档案管理能否适应数字化革命带来的文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的发展要求和趋势，也成为智能化建设成败的关键。

第一，启动对纸质档案的数字化处理。第一种是通过计算机人工录入，第二种是通过扫描仪扫描由字符识别软件(OCR)识别制成文本文件，第三种是将档案文件的每一页看成是一张图片，由数码照相机或扫描仪按页拍照或扫入计算机制成图形文件。图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，利用者可以获得更多的信息线索，开展一些更深入的研究。对于实物档案则可以通过用数码相机对实物进行拍照，以数字图像的形式存储到计算机存储设备中。

第二，规范数字化档案信息管理相关工作。应该根据国家有关档案信息化建设的规范和标准，按照“以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新”的原则，建立健全电子文件的形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度，安全管理与责任追究制度。根据电子文件的特点，执行相关技术标准，规范电子文件的数据格式。同时，参照国家有关文件材料归档规定，根据文件和数据价值，会同相关档案信息管理部门确定电子文件归档的范围、内容及保管期限并提出归档管理方案。

第三，加强档案工作的计算机软硬件建设。档案信息数据数量大、种类多，涉及业务部门、机关党建、组织人事、后勤保障和其它管理工作，需要一套功能强大、易操作的档案管理软件来对这些信息数据进行管理。该管理软件除应具备网络管理、数据转换、多种查询、报表统计、多媒体文件管理等一系列功能外，还应与有关管理系统相衔接，以确保档案部门对各部门所形成的电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。由于档案管理软件是一个行业性很强的系统，因此在选用档案管理软件的时候要选择有专门售后服务的软件经销商，以方便地根据需要对所用档案管理系统进行修改。

第四，严格保护数字档案的信息安全。档案工作必须兼顾保密性原则，数字化管理后档案的利用工作将会变得更开放和便捷，但与此同时，对档案的安全控制也将会更困难。这些新变化要求档案部门必须通过加强对电子档案开放的鉴定工作，正确处理好利用与保密的关系，在《档案法》和《保密法》允许范围内实现资源共享。

 （作者单位：四川省委党校图书馆）